Contrato de licencia de uso por suscripción a los servicios Q·enta

Este contrato es celebrado por un parte, como proveedor del  servicio, por QENTA S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia y propietaria de la plataforma QENTA y de la marca QENTA, de aquí en adelante “QENTA”; y por otra parte el suscriptor de los servicios contratados, de aquí en adelante “EL CLIENTE”.

DEFINICIONES

CIFRADO: Cualquier método creado o utilizado para aumentar la seguridad de un mensaje transmitido o almacenado mediante la codificación de su contenido, de manera que solo pueda ser leído por la persona que cuente con una clave única para decodificarlo.

CUENTA: Hace referencia a la instancia principal para la administración de los datos y los servicios contratados por un cliente sobre la plataforma QENTA. En la cuenta se definen los parámetros propios de dichos servicios como la vigencia, el número de usuarios y el número de compañías contratadas.

HARDWARE: Hace referencia a los componentes físicos de un sistema informático como sus elementos eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.

HERRAMIENTA DE SOPORTE: Se refiere a la herramienta de solicitud de soporte y ayuda tanto técnica como operativa, o de cualquier otra índole, exclusiva para los productos y servicios prestados por QENTA sobre su plataforma QENTA. El acceso a dicho sistema se realiza a través de la URL http://soporte.qenta.co, o por cualquiera otro medio presencial, físico, telefónico  o virtual que QENTA implemente y notIfique al CLIENTE. 

LICENCIA: Permiso o autorización que otorga QENTA para el uso de los servicios contratados por un cliente sobre la plataforma QENTA. La licencia no se asimila en ningún caso a una cesión de derechos de propiedad por parte de QENTA. Para efectos de este contrato, el término licencia hace referencia en todos los casos a una licencia de uso por suscripción.

PLAN: Caracterización de un servicio que entrega QENTA a un cliente sobre su plataforma QENTA, usualmente en términos de vigencia, cantidad de usuarios y características de las funciones ofrecidos a un cliente. 

PLATAFORMA QENTA: Cualquier componente incluyendo pero no limitado a sistemas de información, aplicaciones de escritorio, aplicaciones móviles, servicios web, componentes de software o hardware, módulos, modelos o métodos sean físicos o virtuales que QENTA disponga como elemento a través de su portal web https://www.qenta.co, o a través de cualquier canal directo o indirecto de venta para ser usados principalmente en administración, procesamiento y almacenamiento de datos para fines contables, tributarios, financieros, administrativos, de facturación y de producción entre otros.

SOFTWARE: Hace referencia a los componentes lógicos de un sistema informático que comprende un conjunto de instrucciones lógicas necesarias para realizar tareas específicas.

URL: Uniform Resource Locator por sus siglas en inglés, comúnmente conocida como dirección web, es una referencia para acceder a la localización física de un servidor en una red.

USUARIO: Cualquier persona o entidad autorizada por QENTA para acceder a los servicios prestados a través de su plataforma QENTA. Un usuario está caracterizado por tener un nombre de ingreso  y una contraseña, combinación con la cual se realiza una autenticación frente a los servidores de QENTA para obtener acceso a los servicios contratados.

ACEPTACIÓN

Los términos expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad para todos los servicios prestados en este momento y los añadidos en el futuro por QENTA a través de su plataforma QENTA, disponibles a través de la URL https://www.qenta.co o publicados por cualquiera otro medio tecnológico.

EL CLIENTE acepta, por el simple uso de la plataforma QENTA, las condiciones dispuestas en este contrato, susceptible de cambio sin previo aviso por parte de QENTA. Si EL CLIENTE representa una organización, está dando por entendido que la organización acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto comprometerla frente a QENTA a aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato. El cliente que no esté de acuerdo con esto o con cualquiera de los términos expresados en este contrato, no podrá hacer uso de los servicios prestados por QENTA a través de su plataforma QENTA.

QENTA da por entendido que aquel cliente que acepte este acuerdo de términos y condiciones conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona que se determine como cliente. Quienes sean considerados incapaces absolutos o relativos o parciales deberán tener autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, y serán éstos últimos considerados responsables de cualquier conducta de sus representados.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

EL CLIENTE adquiere los servicios de la plataforma QENTA a través de la suscripción a una licencia de uso, no exclusiva e intransferible, que le habilita a utilizar la plataforma QENTA de manera permanente durante el período específico definido en los términos de la suscripción. La licencia está regida por las características del plan que haya elegido EL CLIENTE a la hora de realizar la suscripción, y será renovada automáticamente, salvo que se especifique otra cosa en el plan adquirido.

El servicio se inicia al momento de registrar una cuenta en el sitio web https://www.qenta.co, o en el sitio que se le indique al CLIENTE y tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio incluye el derecho de uso de todos los componentes de software distribuidos por QENTA para acceder a su plataforma QENTA, como aplicaciones de escritorio para Windows™ y MAC-OS™, aplicaciones móviles para IOS™ y Android™ y todas las demás formas de acceso que se encuentren publicadas en el sitio web https://www.qenta.co o en el que se le indique al CLIENTE.

El servicio también incluye todas las necesidades de soporte de EL CLIENTE sobre la plataforma QENTA, siempre y cuando estas necesidades no se encuentren listadas o especificadas en el capítulo “COSTOS ADICIONALES” más adelante en este contrato o sus anexos; se exceptúan todas aquellas necesidades que tengan relación directa con la forma de aplicar normas contables, tributarias o de otro orden legal, las cuales sean del resorte de la profesión contable o de las políticas del usuario.

EL CLIENTE se hace conocedor de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguno de los planes o servicios que ofrece QENTA sobre su plataforma QENTA. En ningún caso QENTA se hace responsable por errores cometidos por EL CLIENTE a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial, ni tampoco de la clasificación que realice de la misma, lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por la plataforma QENTA.

QENTA no se hace responsable de la información que maneja EL CLIENTE en su cuenta y da por entendido que el titular de la cuenta conoce cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta, así como las consecuencias de todos los cambios que considere pertinentes.

LIMITACIONES

EL CLIENTE acepta las condiciones que tiene al ser suscriptor del servicio, y por ende acepta que la licencia en ningún momento le otorga propiedad alguna sobre la plataforma QENTA o sobre cualquiera de sus servicios, componentes de software o hardware, elementos, procesos, métodos o modelos, así como tampoco dicha licencia le otorga la potestad para modificar, alterar, distribuir, difundir o mal utilizar los códigos fuente de cualquiera de los módulos o elementos que componen o hacen parte de la plataforma QENTA.

EL CLIENTE no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, manipular o desensamblar el software, o cualquier módulo o elemento que haga parte de la plataforma QENTA, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente.

SEGURIDAD DE LA CUENTA

QENTA vela por la seguridad de sus usuarios. Todas las contraseñas usadas en la plataforma QENTA se transmiten y se almacenan cifradas, por lo tanto, las contraseñas no pueden ser conocidas bajo ninguna circunstancia. Sin embargo, QENTA no se hace responsable por el mal uso de la(s) contraseña(s) por parte de EL CLIENTE y sus usuarios, ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de conocer, asumiendo que siempre que se acceda a la plataforma QENTA, lo hace EL CLIENTE o alguno de sus usuarios directamente.

La plataforma QENTA usa protocolos de seguridad universalmente aceptados para evitar al máximo interceptaciones de los datos que se intercambian entre los dispositivos de nuestros clientes y los servidores de QENTA. QENTA garantiza que la información enviada y recibida desde y hacia sus servidores viaja en todo momento cifrada, y que existen muy bajas posibilidades de que los datos puedan ser descifrados por personas inescrupulosas. Adicional a esto, QENTA pone a disposición de EL CLIENTE herramientas que le permiten controlar los accesos a su cuenta autorizando solamente aquellos dispositivos que EL CLIENTE apruebe.

PRPROPIEDAD Y RESPONSABILIDAD SOBRE LA INFORMACIÓN

EL CLIENTE es dueño de la información que ingresa en la plataforma QENTA y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de QENTA y, de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma QENTA y de todos sus componentes sobre la cual EL CLIENTE y sus usuarios ingresan la información.

QENTA no se hace responsable por la información ingresada por EL CLIENTE o sus usuarios en la plataforma QENTA, ni por los resultados inadecuados si la misma no se ingresó de manera correcta conforme a los parámetros contables, fiscales o a los que hubiere lugar, aplicables en cada caso. Se da a entender que EL CLIENTE, al usar los servicios de QENTA, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a QENTA de cualquier uso indebido de la información por parte de EL CLIENTE o sus usuarios, entendiéndose por ello el usar o sistematizar información en contravención de los requerimientos contables, tributarios o legales, etc.

PROTECCIÓN DE LOS DATOS

QENTA acepta y reconoce que toda la información de EL CLIENTE es relevante e intangible, y que mantener confidencial dicha información es necesario con el fin de proteger los intereses legítimos de EL CLIENTE. Por ende QENTA acuerda custodiar toda la información de EL CLIENTE bajo estricta confidencia y se compromete a que en ningún momento la divulgará, revelará o comunicará, ni directa ni indirectamente, a ninguna persona, firma, compañía o entidad, ni que utilizará ni explotará ninguna porción de dicha información para su beneficio ni para beneficio de terceros. QENTA se compromete a tomar las medidas de seguridad que sean razonables y por lo menos iguales a las que toma para proteger su propia información confidencial. Hace parte de la información confidencial toda la información que registre EL CLIENTE y sus usuarios en la plataforma QENTA así también como sus datos personales, la información de su licencia y de todas las operaciones y transacciones que realiza con QENTA. 

QENTA almacena los datos de EL CLIENTE en servidores que ha dispuesto para tal fin en centros de procesamiento de información de alta calidad y disponibilidad. QENTA se compromete a que el uso de los servidores de QENTA y la administración de toda la información almacenada allí se hace bajo estrictos protocolos de seguridad, y que es accedida por el personal de QENTA únicamente bajo circunstancias conocidas por EL CLIENTE, y bajo su autorización.

REGISTRO DE CUENTAS Y USUARIOS

QENTA presta un servicio de procesamiento de información que se ofrece descargando aplicaciones conectadas a la nube. Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrarla. 

QENTA permite el ingreso del número de usuarios que tiene EL CLIENTE según el plan que haya elegido al momento de registrar su cuenta. El administrador y propietario de la cuenta se hace responsable de los permisos, restricciones y accesos a la plataforma QENTA. QENTA no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios no sean aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como usuarios para el uso de la plataforma QENTA y estos a su vez, no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma QENTA. De suceder una situación como ésta, QENTA no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros.

DISPONIBILIDAD

QENTA se compromete a mantener una disponibilidad en sus servidores de por lo menos el noventa y nueve punto quince por ciento (99,15%) por mes. En los casos en los que QENTA tenga que realizar labores de mantenimiento preventivo en sus servidores, QENTA se compromete a realizar dichos mantenimientos en fechas y horarios en las que la suspensión del servicio impacte la menor cantidad de clientes posible, previa notificación de por lo menos cuarenta y ocho (48) horas a través de los canales digitales de QENTA. 

TÉRMINOS DE SOPORTE Y SERVICIO

QENTA habilita y autoriza como mecanismo de prestación de soporte o ayuda para EL CLIENTE la herramienta de soporte publicada en la URL https://soporte.qenta.co, o aquella que se le indique en el momento de la vinculación, ya sea virtual, telefónica o presencial. Todos los requerimientos sin excepción incluyendo fallas en la plataforma, configuración o parametrización, dudas sobre el uso de la herramienta, sistematización bajo NIIF sobre la plataforma y cualquier otro requerimiento, deben ser solicitados expresamente a través de las herramientas de soporte disponibles al momento del requerimiento.

Cualquier requerimiento realizado por EL CLIENTE, independientemente de su naturaleza, se atenderá durante horas hábiles para Colombia, en el horario de 8:00 am a 5:30 pm de lunes a viernes. El tiempo estimado de respuesta para cualquier requerimiento dependerá de la complejidad de la ayuda solicitada, y estará dado por el Nivel de Acuerdo de Servicios (NAS) que se publique en la página web de la plataforma QENTA (https://www.qenta.co) o que sea dado a conocer por otro medio. Para requerimientos de nivel 1 (nivel de complejidad baja), el  tiempo de respuesta máximo es de 12 horas hábiles. Para requerimientos de nivel 2 (nivel de complejidad intermedia), el tiempo de respuesta máximo es de 24 horas hábiles. Para requerimientos de nivel 3 (nivel de complejidad alta), el tiempo de respuesta puede variar. Estos tiempos se podrán consultar con el personal de QENTA, a través de la herramienta de soporte al momento de realizar la solicitud.

CAPACITACIONES

Luego de adquirir el servicio, EL CLIENTE tiene derecho capacitación inicial no exclusiva, destinada a dar a conocer las funcionalidades, los atributos, las formas de acceso y salida de información más relevantes, dirigida por funcionarios de QENTA. Esta capacitación se realiza de manera virtual, previa cita concertada entre QENTA y EL CLIENTE. El tiempo máximo de respuesta para programar una sesión de capacitación por parte de QENTA es de ocho (8) horas hábiles. Adicional a lo anterior, EL CLIENTE cuenta con material didáctico que QENTA publicará permanentemente en la página web https://www.qenta.co. Una vez concluido el proceso de capacitación inicial, EL CLIENTE podrá solicitar capacitaciones adicionales que tendrán un costo adicional dependiendo del plan que haya adquirido. No obstante, QENTA podrá definir que la capacitación para el uso de la herramienta se realice mediante ayudas disponibles en su página web u otras páginas de almacenamiento de material audio visual.

COSTOS DEL SERVICIO

Al momento de elegir el plan, EL CLIENTE conoce los valores por cada servicio. Estos precios son inmodificables durante la vigencia contratada para la licencia otorgada por QENTA. QENTA bajo ninguna circunstancia procederá a negociar los valores de prestación de sus servicios, ni no podrá realizar modificaciones o variaciones a la tarifa durante el tiempo de vigencia de la licencia, al cabo del cual se podrán realizar ajustes al precio de uso, conforme al nuevo periodo contractual.

EL CLIENTE se compromete a realizar los pagos correspondientes al plan elegido en el transcurso de los siguientes cinco (5) días calendario a partir de la adquisición de su plan o en los términos y condiciones ofrecidos al momento de aceptar la suscripción ; de lo contrario, QENTA procederá a suspender la liberación de la licencia, suspender el uso hasta recibir el pago o cancelar la licencia otorgada a EL CLIENTE. 

Se entiende que cualquier demora o falta de pago por parte del CLIENTE de sus obligaciones con QENTA indica su decisión de no continuar con la utilización de los servicios de la plataforma QENTA. QENTA informará a través de los canales digitales sobre la cancelación o suspensión del uso de la licencia de EL CLIENTE, almacenando la información temporalmente durante un máximo de seis (6) meses, tiempo durante el cual EL CLIENTE podrá solicitar una copia digital de sus datos. Luego de transcurridos los seis (6) meses, QENTA se reserva el derecho de mantener o destruir los datos de EL CLIENTE almacenados en su plataforma.

El pago se debe realizar mediante transferencia electrónica o consignación en efectivo a nombre de  QENTA S.A.S., Nit 901.195.532-1 en cualquiera de las siguientes cuentas:

Cuenta corriente Bancolombia No. 042-979922-67, o en aquellas cuentas que se autoricen en el momento de la suscripción o se publiquen por cualquier medio.

COSTOS ADICIONALES

Cualquier soporte adicional, requerimiento o capacitación no especificada en el plan contratado, tendrá un costo adicional dependiendo del plan que haya sido contratado por EL CLIENTE, y que deberá ser previamente aprobado éste.

Los siguientes casos generarán cargos adicionales: 1. Hora de asesoría remota para capacitación personalizada, una vez terminada y entregada la capacitación inicial. 2. Acompañamiento en temas contables, tributarios o de función principal del contador. 3. Hora de consultoría para asesoría en implementación de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), medios magnéticos o cualquier otro tema que implique asesoramiento especializado. 4. Migraciones desde paquetes contables diferentes a la plataforma QENTA o sus versiones previas.

TERMINACIÓN DEL SERVICIO

En caso que EL CLIENTE dé por terminado el contrato de suscripción con QENTA tendrá la información a su alcance en un formato digital, pero en ningún momento QENTA se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan los datos para su consulta y procesamiento en aras del funcionamiento y uso de la misma sobre la plataforma QENTA.

Para aquellos casos en los que los pagos correspondientes a la licencia adquirida por EL CLIENTE no sean realizados dentro del término estipulado para ello, QENTA se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal.

En caso de suspensión, la cuenta de EL CLIENTE no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo de EL CLIENTE se hayan realizado por completo. Una vez realizado el pago, EL CLIENTE está en la obligación de informar enviando un correo electrónico a info@qenta.co o el que se encucentre habilitado para tal fin, para proceder con la reactivación de su cuenta y de todos los servicios prestados por QENTA.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Para cualquier solución de pleito legal se debe entender que QENTA se ciñe a las leyes de la República de Colombia y está en jurisdicción de la ciudad de Bogotá, Colombia.

NOTIFICACIONES
Q·enta las recibe en:

Dirección: Calle 119 # 14-42 Oficina 401
Teléfono: (+57)(1) 746 7800
Correo: info@qenta.co

Q·enta S.AS
NIT: 901.195.532-1
Teléfono: 7467800